Na área trabalhista, há dezenas de trâmites que devem ser observados com regularidade, visando adequação à legislação laboral. Desta forma, previnem-se multas pela fiscalização e reclamatórias dos empregados.
Elaboramos adiante um resumo das principais rotinas trabalhistas:
1 - Contrato de Experiência - na contratação, estipular prazo de 30 dias com prorrogação posterior para mais 60 dias - total de 90 dias.
2 - Acordo de compensação jornada normal - verificar se os acordos de compensação de horas (sábados) estão formalizados.
3 - Quadro Horário de Trabalho - verificar existência, preenchimento e atualidade.
4 - Trabalho de menores - verificar as normas específicas para este grupo.
5 - Estagiários - verificar a existência de convênios e contratos por escrito e a estrita observância da legislação, que teve alterações recentes, para não caracterizar contrato de trabalho.
6 - FGTS e INSS - verificar regularidade de recolhimento e correto preenchimento da GFIP. Sugere-se a obtenção de negativas a cada 6 meses.
7 - GFIP - entregar, mensalmente, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.
8 - Salário Família - verificar a documentação exigida pelo INSS de cada funcionário que recebe o benefício.
9 - CIPA - verificar a obrigatoriedade da semana de prevenção de acidentes de trabalho e da instituição da comissão interna.
10 - Salários: verificar se o piso da categoria e do respectivo Estado (prevalece o maior piso) está sendo respeitado.
11 - IRF - verificar a correta retenção na folha de pagamento.
12 - Livro de Inspeção do Trabalho - verificar a existência.
13 - Normas de Segurança e Saúde do Trabalho - verificar quais normas são exigíveis para a aplicação e instrução dos funcionários.
14 - Ficha de registro de funcionários: verificar correto preenchimento e atualização de dados.
15 - Acordos ou Convenções Coletivas: aplicação de reajustes salariais, normas específicas sobre benefícios e outros itens negociados.
16 - Horas extras: especial atenção neste item. As horas extras habituais geram uma série de novos direitos e precisam ser analisados, quanto à necessidade e dispendiosidade.
17 - Intervalos de jornadas: verificar o período mínimo de 1 hora no almoço e 11 horas entre uma jornada e outra.
18 - Trabalho aos domingos e feriados: verificar escala dominical e remuneração extraordinária nos feriados.
19 - Horas noturnas: trabalhadores que atuam entre 22 horas e 5 horas - remuneração adicional de 20%.
20 - Cartão ponto: Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, mas recomenda-se que o procedimento seja feito também para todos os trabalhadores, independentemente do porte da empresa, visando resguardar-se em ações trabalhistas (horas extras e outras reclamações).
21 - Férias: verificar e planejar a não incidência de férias em dobro. Não podem ser concedidas férias num período menor que 20 dias.
22 - Verbas extra-salário: ajudas de custos, benefícios, etc. precisam ser reavaliados para que não possam surgir contingências (incorporação aos salários).
23 - Descanso Semanal Remunerado: verificar se o DSR está sendo pago para horistas.
Descontos salariais: todos os descontos salariais extras (farmácia, vales, etc.) precisam ter autorização POR ESCRITO do funcionário. Não é admissível desconto de dízimo ou contribuições em folha - mesmo por escrito!
24 - Contribuição sindical dos empregados: em março de cada ano desconta-se 1/30 para o sindicato. Verificar a exigência, na convenção coletiva, de outros descontos exigíveis para os funcionários da categoria.
25 - Contribuição sindical patronal: verificar o recolhimento anual.
26 - Equiparação salarial: analisar desníveis salariais que poderiam justificar uma ação trabalhista de equiparação.
27 - Recibos salariais: observar assinaturas nos holerites e respectivo arquivamento.
28 - Arquivamento das folhas de pagamento - sistema eletrônico - verificar atendimento da Portaria INSS-DIREP 42/2003.
29 - Salário-maternidade: observar se as normas do INSS estão sendo atendidas.
30 - Autônomos: especial cuidado para não caracterizar tais profissionais como funcionários.
31 - Verificar também retenção de 11% no pagamentos a tais profissionais, bem como o IRF devido.
32 - Cooperativas médicas: verificar o recolhimento do INSS sobre o pagamento a Unimeds e outras cooperativas que atuam em saúde.
33 - Rescisão de contratos de trabalho: atentar para homologação sindical.
34 - Reclamatórias trabalhistas - acordos: atentar para o recolhimento do INSS, se for o caso. Agilizar a possibilidade de realizar conciliação prévia sindical.
35 - Cálculos trabalhistas: férias, 13º salário, DSR, descontos legais, etc.Verificar se o programa informatizado atende e calcula todas as variáveis exigidas.
36 - Vale transporte: verificar a existência de opção ou não deste benefício. O funcionário precisa se manifestar por escrito.
37 - Empréstimos a funcionários: devem ser contratados por escrito.
38 - RAIS e CAGED: verificar entrega regular de tais informações ao MTE.
39 - Terceirização de atividades: verificar condições que os trabalhadores terceirizados atuam, especialmente em relação à segurança.
40 - Documentação do funcionário: estipular normas para que toda a documentação do funcionário, na admissão, seja realizada de forma completa e o registro seja feito imediatamente na respectiva admissão.
41 - Telefonistas e outras categorias diferenciadas: verificar cumprimento do horário reduzido de trabalho.
42 - Trabalho voluntário: para pessoas que executam atividades administrativas regulares, em entidades com finalidades não lucrativas - estipular termo de adesão.
43 - Agenda trabalhista e previdenciária: acompanhar, mensalmente, os recolhimentos e cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Determinadas obrigações acontecem 1 vez por ano (como Mapa de Avaliação de Riscos), outras, mensalmente (como recolhimento do IRF).
44 - Contratação de deficientes: observar a obrigatoriedade de contratação.
45 - Guarda de Documentos Trabalhistas: respeitar o prazo mínimo de arquivamento.
Fonte: Donnici Sion